Refund policy

Server Room is committed to working in good faith with its clients to resolve service-related issues. Where possible, problems will be addressed through troubleshooting, remediation, or operational adjustments. A refund will be considered only when all reasonable efforts have been exhausted and Server Room determines that a refund is the only appropriate resolution.

This refund policy is governed by and must be read in conjunction with the Server Room terms of service.

1. Refund eligibility

Refunds are approved only in the following limited circumstances:

• Server Room is unable to provision or deliver the hosting or streaming service in accordance with the terms of service, due to an issue solely within Server Room's control; or
• The client submits a refund request within three (3) calendar days of initial service activation, for any reason.

No other situations qualify for a refund.

2. Billing frequency and refund rights

Refund eligibility is not determined by billing frequency.

Monthly, quarterly, annual, or other prepaid billing arrangements do not create an automatic or implied right to a refund.

All prepaid services are considered earned once the service is provisioned and made available, subject only to the limited eligibility conditions described in this policy.

3. Out-of-stock, build-to-order, and special-order services

Certain dedicated server configurations offered by Server Room may require custom assembly or hardware procurement and may not be immediately available at the time of order.

In these situations:

• Server Room will inform the client that the requested configuration is out of stock or build-to-order and provide an estimated delivery window, typically one (1) to three (3) weeks, depending on supplier availability;
• The client's agreement to wait for the stated delivery window constitutes authorization for Server Room to proceed with ordering and allocating the required components.

Effect of client agreement to wait

Once the client agrees to wait for delivery:

• The order is classified as a special-order service;
• No refund—full or partial—may be requested or issued;
• The standard three (3) day refund window no longer applies;
• Any later cancellation request will be treated as a service termination, not a refund.

This applies regardless of:

• Billing cycle (monthly, quarterly, annual);
• Whether the server has been fully assembled or delivered;
• Or whether the client later changes requirements or expectations.

Delays caused by supply chain issues, manufacturer lead times, or third-party vendors do not qualify for refunds when the client has agreed to proceed.

4. Refund calculation (if eligible)

If a refund is approved under Section 1, the following rules apply:

• Refunds are calculated on a pro-rated basis, using monthly pricing, regardless of the original billing structure;
• A 15% administrative fee is deducted from the refundable amount;
• Usage-based charges (transfer, bandwidth, disk usage) accrued to date are deducted prior to refund;
• For consistency, 30 days are used for all monthly calculations, regardless of the calendar month length.

Example – Yearly billing

Say your service fee is $42 per month billed annually and you have 10 months of service left:

• $42 × 10 months = $420;
• Minus $168 (two months of service at monthly price) = $252;
• Minus 15% fee ($37.80);
• Total refund: $214.20.

Example – Monthly billing

Say your service fee is $84 per month and you have 10 days of service left:

• ($84 ÷ 30 days) × 10 days = $28.00;
• Minus 15% fee ($4.20);
• Total refund: $23.80.

5. Non-refundable circumstances

Refunds will not be issued for:

• Failure or inability to use the service due to client configuration, software, or application behavior;
• Issues caused by third-party systems or networks (including blockchain networks or peer connectivity);
• Service dissatisfaction reported after the three (3) day refund window;
• Out-of-stock, build-to-order, or special-order services once the client agrees to wait;
• Custom configurations or hardware procurement;
• Agreed delivery delays;
• Refusal to cooperate with reasonable troubleshooting efforts;
• Unused service time;
• Credits issued for downtime or interruptions (credits have no cash value).

6. Cancellation and billing

If a client fails to cancel a service before the end of the billing period, charges will continue through the end of that billing cycle, even if the service is not used.

Example: If a service term ends on June 30 and cancellation is requested on July 2, billing will continue through July 31.

Overpayments resulting from failure to cancel third-party subscriptions (such as PayPal) will be refunded once verified.

7. Chargebacks and payment disputes

Clients must contact Server Room support and follow the refund request process before initiating a chargeback or payment dispute.

Initiating a chargeback or dispute without following this policy:

• Voids any refund eligibility;
• May result in immediate service suspension or termination;
• Constitutes a material breach of the terms of service;
• Allows Server Room to recover chargeback fees, administrative costs, and related expenses.

Server Room reserves the right to submit contracts, correspondence, logs, and policy documentation to payment processors to contest invalid or abusive disputes.

8. Refund request procedure

To request a refund (if eligible), the client must:

• Contact Server Room support via live chat or official support channels; and
• Retain written records of all communications.

Approved refunds are processed within 48 hours.

9. Cryptocurrency payments

Due to the irreversible nature of blockchain transactions, all payments made via cryptocurrency are final and non-refundable.

Server Room does not issue refunds to cryptocurrency wallets for any reason, including but not limited to:

• Service cancellations;
• Unused service periods;
• Accidental purchases;
• Changes in business requirements;
• Customer dissatisfaction where the service has been provisioned as ordered.

If a refund, credit, or billing adjustment is approved by our billing department, it will be issued exclusively as account credit. Account credit may be applied toward future invoices, upgrades, new services, or renewals but cannot be redeemed for cash or cryptocurrency.

By submitting a cryptocurrency payment, the customer acknowledges and agrees to these terms.

10. Final authority

All refund determinations are made solely by Server Room, in accordance with this refund policy and the terms of service.

Server Room reserves the right to deny any refund request that does not strictly meet the conditions outlined above.

Politica de rambursare

Server Room este angajat să lucreze cu bună-credință cu clienții săi pentru a rezolva problemele legate de servicii. Acolo unde este posibil, problemele vor fi abordate prin depanare, remediere sau ajustări operaționale. O rambursare va fi luată în considerare doar atunci când toate eforturile rezonabile au fost epuizate și Server Room determină că rambursarea este singura rezoluție adecvată.

Această politică de rambursare este guvernată de și trebuie citită împreună cu termenii de serviciu Server Room.

1. Eligibilitatea pentru rambursare

Rambursările sunt aprobate doar în următoarele circumstanțe limitate:

• Server Room nu poate furniza sau livra serviciul de găzduire sau streaming în conformitate cu termenii de serviciu, din cauza unei probleme exclusiv în controlul Server Room; sau
• Clientul trimite o solicitare de rambursare în termen de trei (3) zile calendaristice de la activarea inițială a serviciului, pentru orice motiv.

Nicio altă situație nu califică pentru o rambursare comercială, fără a aduce atingere drepturilor legale ale consumatorilor prevăzute la secțiunea 2.

2. Dreptul de retragere al consumatorilor (OUG nr. 34/2014)

Clienții persoane fizice care acționează în scopuri din afara activității lor comerciale, industriale, artizanale sau profesionale au calitatea de consumatori și beneficiază, conform Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2014, de dreptul de a se retrage din contractul încheiat la distanță în termen de 14 zile calendaristice de la încheierea contractului, fără invocarea unui motiv și fără penalități.

Prevederile restrictive din secțiunile următoare (servicii preplătite considerate câștigate, circumstanțe nerambursabile, plăți în criptomonedă) se aplică integral clienților persoane juridice și se aplică consumatorilor numai în măsura permisă de legislația privind protecția consumatorilor.

Începerea imediată a prestării

Serviciile de găzduire, servere și streaming sunt activate imediat după confirmarea plății, la cererea expresă a clientului. Prin plasarea comenzii și solicitarea activării imediate, consumatorul își dă acordul expres ca prestarea să înceapă înainte de expirarea termenului de 14 zile și ia la cunoștință că:

• în cazul exercitării dreptului de retragere după începerea prestării, datorează contravaloarea serviciilor efectiv prestate până la momentul retragerii, calculată proporțional, conform art. 14 alin. (3) din OUG nr. 34/2014;
• își pierde dreptul de retragere după ce serviciul a fost integral prestat, conform art. 16 lit. a) din OUG nr. 34/2014.

Configurații personalizate (build-to-order)

Serverele asamblate conform specificațiilor clientului (build-to-order / custom) sunt exceptate de la dreptul de retragere, conform art. 16 lit. c) din OUG nr. 34/2014, din momentul confirmării comenzii.

Exercitarea dreptului de retragere

Dreptul de retragere se exercită prin transmiterea unei cereri scrise și neechivoce la adresa billing@serverroom.net. Rambursarea sumelor datorate se efectuează în termen de cel mult 14 zile de la data la care furnizorul a fost informat cu privire la decizia de retragere, mai puțin contravaloarea serviciilor prestate până la acel moment.

Dreptul legal de retragere descris în această secțiune se aplică suplimentar față de politica comercială de rambursare de 3 (trei) zile descrisă la secțiunea 1 de mai sus, consumatorul beneficiind de varianta mai favorabilă.

Soluționarea alternativă a litigiilor (SOL)

În calitate de consumator, aveți dreptul de a apela la mecanismele de soluționare alternativă a litigiilor.

Platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL): ec.europa.eu/consumers/odr.

3. Frecvența de facturare și drepturile de rambursare

Eligibilitatea pentru rambursare nu este determinată de frecvența de facturare.

Aranjamentele de facturare lunare, trimestriale, anuale sau alte aranjamente preplătite nu creează un drept automat sau implicit la rambursare.

Toate serviciile preplătite sunt considerate câștigate odată ce serviciul este furnizat și pus la dispoziție, sub rezerva doar a condițiilor de eligibilitate limitate descrise în această politică.

4. Servicii epuizate, build-to-order și servicii cu comandă specială

Anumite configurații de servere dedicate oferite de Server Room pot necesita asamblare personalizată sau achiziție de hardware și pot să nu fie disponibile imediat la momentul comenzii.

În aceste situații:

• Server Room va informa clientul că configurația solicitată este epuizată sau build-to-order și va furniza o fereastră estimată de livrare, de obicei una (1) până la trei (3) săptămâni, în funcție de disponibilitatea furnizorului;
• Acordul clientului de a aștepta fereastra de livrare indicată constituie autorizarea pentru Server Room de a proceda cu comandarea și alocarea componentelor necesare.

Efectul acordului clientului de a aștepta

Odată ce clientul este de acord să aștepte livrarea:

• Comanda este clasificată ca serviciu cu comandă specială;
• Nicio rambursare—completă sau parțială—nu poate fi solicitată sau emisă;
• Fereastra standard de rambursare de trei (3) zile nu mai este aplicabilă;
• Orice solicitare ulterioară de anulare va fi tratată ca o reziliere a serviciului, nu ca o rambursare.

Acest lucru se aplică indiferent de:

• Ciclul de facturare (lunar, trimestrial, anual);
• Dacă serverul a fost asamblat complet sau livrat;
• Sau dacă clientul își schimbă ulterior cerințele sau așteptările.

Întârzierile cauzate de probleme ale lanțului de aprovizionare, termene ale producătorului sau furnizori terți nu califică pentru rambursări atunci când clientul a fost de acord să procedeze. Pentru clienții consumatori, această excepție corespunde art. 16 lit. c) din OUG nr. 34/2014 (a se vedea secțiunea 2).

5. Calculul rambursării (dacă este eligibil)

Dacă o rambursare este aprobată conform Secțiunii 1, se aplică următoarele reguli:

• Rambursările sunt calculate pe bază proporțională, folosind prețuri lunare, indiferent de structura de facturare originală;
• O taxă administrativă de 15% este dedusă din suma rambursabilă;
• Taxele bazate pe utilizare (transfer, lățime de bandă, utilizare disc) acumulate până la dată sunt deduse înainte de rambursare;
• Pentru consistență, 30 de zile sunt folosite pentru toate calculele lunare, indiferent de lungimea lunii calendaristice.

Exemplu – Facturare anuală

Să presupunem că tariful serviciului dvs. este de 42 USD pe lună facturat anual și aveți 10 luni de serviciu rămase:

• 42 USD × 10 luni = 420 USD;
• Minus 168 USD (două luni de serviciu la preț lunar) = 252 USD;
• Minus taxă de 15% (37,80 USD);
• Rambursare totală: 214,20 USD.

Exemplu – Facturare lunară

Să presupunem că tariful serviciului dvs. este de 84 USD pe lună și aveți 10 zile de serviciu rămase:

• (84 USD ÷ 30 zile) × 10 zile = 28,00 USD;
• Minus taxă de 15% (4,20 USD);
• Rambursare totală: 23,80 USD.

6. Circumstanțe nerambursabile

Rambursările nu vor fi emise pentru:

• Eșec sau incapacitate de a utiliza serviciul din cauza configurației clientului, software-ului sau comportamentului aplicației;
• Probleme cauzate de sisteme sau rețele terțe (inclusiv rețele blockchain sau conectivitate peer);
• Nemulțumire față de serviciu raportată după fereastra de rambursare de trei (3) zile;
• Servicii epuizate, build-to-order sau cu comandă specială odată ce clientul este de acord să aștepte;
• Configurații personalizate sau achiziție de hardware;
• Întârzieri de livrare convenite;
• Refuzul de a coopera cu eforturi rezonabile de depanare;
• Timp de serviciu nefolosit;
• Credite emise pentru nefuncționare sau întreruperi (creditele nu au valoare în numerar).

7. Anulare și facturare

Dacă un client nu reușește să anuleze un serviciu înainte de sfârșitul perioadei de facturare, taxele vor continua până la sfârșitul acelui ciclu de facturare, chiar dacă serviciul nu este utilizat.

Exemplu: Dacă o perioadă de serviciu se termină pe 30 iunie și anularea este solicitată pe 2 iulie, facturarea va continua până pe 31 iulie.

Plățile în exces rezultate din eșecul de a anula abonamentele terțe (cum ar fi PayPal) vor fi rambursate odată verificate.

8. Rambursări și dispute de plată

Clienții trebuie să contacteze suportul Server Room și să urmeze procesul de solicitare a rambursării înainte de a iniția o rambursare sau dispută de plată.

Inițierea unei rambursări sau dispute fără a urma această politică:

• Anulează orice eligibilitate pentru rambursare;
• Poate rezulta în suspendarea sau rezilierea imediată a serviciului;
• Constituie o încălcare materială a termenilor de serviciu;
• Permite Server Room să recupereze taxele de rambursare, costurile administrative și cheltuielile conexe.

Server Room își rezervă dreptul de a trimite contracte, corespondență, jurnale și documentație de politică către procesatori de plăți pentru a contesta disputele invalide sau abuzive.

9. Procedura de solicitare a rambursării

Pentru a solicita o rambursare (dacă este eligibil), clientul trebuie să:

• Contacteze suportul Server Room prin chat live sau canale oficiale de suport; și
• Păstreze înregistrări scrise ale tuturor comunicărilor.

Rambursările aprobate sunt procesate în termen de 48 de ore.

10. Plăți în criptomonedă

Din cauza naturii ireversibile a tranzacțiilor blockchain, toate plățile efectuate prin criptomonedă sunt finale și nerambursabile, fără a aduce atingere dreptului legal de retragere al consumatorilor prevăzut la secțiunea 2.

Server Room nu emite rambursări către portofele de criptomonedă din niciun motiv, incluzând, dar fără a se limita la:

• Anulări de servicii;
• Perioade de serviciu nefolosite;
• Achiziții accidentale;
• Modificări ale cerințelor de afaceri;
• Nemulțumirea clientului în cazul în care serviciul a fost furnizat conform comenzii.

Dacă o rambursare, un credit sau o ajustare de facturare este aprobată de departamentul nostru de facturare, aceasta va fi emisă exclusiv sub formă de credit în cont. Creditul din cont poate fi aplicat pentru facturi viitoare, upgrade-uri, servicii noi sau reînnoiri, dar nu poate fi preschimbat în numerar sau criptomonedă.

Prin trimiterea unei plăți în criptomonedă, clientul confirmă și este de acord cu acești termeni.

11. Autoritate finală

Toate determinările de rambursare sunt făcute exclusiv de Server Room, în conformitate cu această politică de rambursare și cu termenii de serviciu.

Server Room își rezervă dreptul de a refuza orice solicitare de rambursare care nu îndeplinește strict condițiile descrise mai sus, fără a aduce atingere drepturilor imperative ale consumatorilor prevăzute la secțiunea 2.