Refund policy

Server Room is committed to working in good faith with its clients to resolve service-related issues. Where possible, problems will be addressed through troubleshooting, remediation, or operational adjustments. A refund will be considered only when all reasonable efforts have been exhausted and Server Room determines that a refund is the only appropriate resolution.

This refund policy is governed by and must be read in conjunction with the Server Room terms of service.

1. Refund eligibility

Refunds are approved only in the following limited circumstances:

• Server Room is unable to provision or deliver the hosting or streaming service in accordance with the terms of service, due to an issue solely within Server Room's control; or
• The client submits a refund request within three (3) calendar days of initial service activation, for any reason.

No other situations qualify for a refund.

2. Billing frequency and refund rights

Refund eligibility is not determined by billing frequency.

Monthly, quarterly, annual, or other prepaid billing arrangements do not create an automatic or implied right to a refund.

All prepaid services are considered earned once the service is provisioned and made available, subject only to the limited eligibility conditions described in this policy.

3. Out-of-stock, build-to-order, and special-order services

Certain dedicated server configurations offered by Server Room may require custom assembly or hardware procurement and may not be immediately available at the time of order.

In these situations:

• Server Room will inform the client that the requested configuration is out of stock or build-to-order and provide an estimated delivery window, typically one (1) to three (3) weeks, depending on supplier availability;
• The client's agreement to wait for the stated delivery window constitutes authorization for Server Room to proceed with ordering and allocating the required components.

Effect of client agreement to wait

Once the client agrees to wait for delivery:

• The order is classified as a special-order service;
• No refund—full or partial—may be requested or issued;
• The standard three (3) day refund window no longer applies;
• Any later cancellation request will be treated as a service termination, not a refund.

This applies regardless of:

• Billing cycle (monthly, quarterly, annual);
• Whether the server has been fully assembled or delivered;
• Or whether the client later changes requirements or expectations.

Delays caused by supply chain issues, manufacturer lead times, or third-party vendors do not qualify for refunds when the client has agreed to proceed.

4. Refund calculation (if eligible)

If a refund is approved under Section 1, the following rules apply:

• Refunds are calculated on a pro-rated basis, using monthly pricing, regardless of the original billing structure;
• A 15% administrative fee is deducted from the refundable amount;
• Usage-based charges (transfer, bandwidth, disk usage) accrued to date are deducted prior to refund;
• For consistency, 30 days are used for all monthly calculations, regardless of the calendar month length.

Example – Yearly billing

Say your service is $42 per month billed annually ($504 for the year), the same service costs $84 on monthly billing, and you cancel after two months:

• Paid for the year: $504;
• Minus the two months used, at the monthly price (2 × $84 = $168) = $336;
• Minus 15% fee ($50.40);
• Total refund: $285.60.

Example – Monthly billing

Say your service fee is $84 per month and you have 10 days of service left:

• ($84 ÷ 30 days) × 10 days = $28.00;
• Minus 15% fee ($4.20);
• Total refund: $23.80.

5. Non-refundable circumstances

Refunds will not be issued for:

• Failure or inability to use the service due to client configuration, software, or application behavior;
• Issues caused by third-party systems or networks (including blockchain networks or peer connectivity);
• Service dissatisfaction reported after the three (3) day refund window;
• Out-of-stock, build-to-order, or special-order services once the client agrees to wait;
• Custom configurations or hardware procurement;
• Agreed delivery delays;
• Refusal to cooperate with reasonable troubleshooting efforts;
• Unused service time;
• Credits issued for downtime or interruptions (credits have no cash value).

6. Cancellation and billing

If a client fails to cancel a service before the end of the billing period, charges will continue through the end of that billing cycle, even if the service is not used.

Example: If a service term ends on June 30 and cancellation is requested on July 2, billing will continue through July 31.

Overpayments resulting from failure to cancel third-party subscriptions (such as PayPal) will be refunded once verified.

7. Chargebacks and payment disputes

Clients must contact Server Room support and follow the refund request process before initiating a chargeback or payment dispute.

Initiating a chargeback or dispute without following this policy:

• Voids eligibility for the refunds this policy gives, not a refund the law requires;
• May result in immediate service suspension or termination;
• Constitutes a material breach of the terms of service;
• Allows Server Room to recover chargeback fees, administrative costs, and related expenses.

Server Room reserves the right to submit contracts, correspondence, logs, and policy documentation to payment processors to contest invalid or abusive disputes.

8. Refund request procedure

To request a refund (if eligible), the client must:

• Contact Server Room support via live chat or official support channels; and
• Retain written records of all communications.

Approved refunds are processed within 48 hours.

9. Cryptocurrency payments

Exceptions: a consumer's withdrawal, refunds the law requires, and time not delivered on the GPU marketplace

Paying in cryptocurrency does not reduce the refund due when a consumer withdraws from a contract under section 2 of our Romanian refund policy, or any other refund the law requires. We refund the amount due without undue delay and, for a withdrawal, within 14 days of being told of it, paying in USDC the invoice value of the amount due, at the rate of the day of the refund. We do not impose account credit and you bear no fee for the refund; we bear the network fee. We ask you for the wallet address and the network and confirm them with you before payment.

On the GPU marketplace, a rental paid by invoice whose machine was unavailable gets the time not delivered refunded (the GPU marketplace terms, section 8). Where that invoice was paid in cryptocurrency, the refund is made in the same cryptocurrency: the same share of what was paid as the lost time is of the period, to a wallet address and network that we confirm with you before payment. We bear the network fee. It is not issued as account credit.

All other cases

In every other case, due to the irreversible nature of blockchain transactions, payments made via cryptocurrency are final and non-refundable.

With the exceptions above, Server Room does not issue refunds to cryptocurrency wallets for any other reason, including but not limited to:

• Service cancellations;
• Unused service periods;
• Accidental purchases;
• Changes in business requirements;
• Customer dissatisfaction where the service has been provisioned as ordered.

Otherwise, if a refund, credit, or billing adjustment is approved by our billing department, it will be issued exclusively as account credit. Account credit may be applied toward future invoices, upgrades, new services, or renewals but cannot be redeemed for cash or cryptocurrency. This rule does not apply to a consumer's withdrawal, to a refund the law requires or to the time not delivered on a GPU marketplace rental, which are paid under the exceptions at the start of this section.

By submitting a cryptocurrency payment, the customer acknowledges and agrees to these terms.

10. Final authority

All refund determinations are made by Server Room, in accordance with this refund policy and the terms of service. Our decision does not bind a court or a dispute resolution body, and does not take away a right the law gives a consumer.

Server Room reserves the right to deny any refund request that does not strictly meet the conditions outlined above.

Politica de rambursare

Server Room este angajat să lucreze cu bună-credință cu clienții săi pentru a rezolva problemele legate de servicii. Acolo unde este posibil, problemele vor fi abordate prin depanare, remediere sau ajustări operaționale. O rambursare comercială din afara celor trei zile ale garanției este luată în considerare numai după ce eforturile rezonabile de remediere au fost epuizate. Drepturile pe care vi le dă legea nu depind de aceasta.

Această politică de rambursare este guvernată de și trebuie citită împreună cu termenii de serviciu Server Room.

1. Trei temeiuri diferite de rambursare

Această politică descrie trei lucruri diferite, fiecare cu regulile lui.

1.1 Garanția comercială de rambursare

Orice client poate cere banii înapoi, pentru orice motiv, printr-o solicitare trimisă în termen de trei (3) zile calendaristice de la activarea inițială a serviciului. Este un avantaj pe care îl oferim în plus față de lege. După aceste trei zile, o rambursare pe care nu o impun nici legea, nici secțiunea 1.3 rămâne la aprecierea noastră. Acestor rambursări comerciale li se aplică secțiunile 3 până la 7.

1.2 Retragerea legală a consumatorilor

Dacă sunteți consumator cu adresa de facturare în Uniunea Europeană, vă puteți retrage din contract în termen de 14 zile, în condițiile legii, descrise în secțiunea 2.

1.3 Când nu furnizăm serviciul

Dacă Server Room nu poate furniza sau livra serviciul de găzduire sau streaming în conformitate cu termenii de serviciu, din cauza unei probleme aflate exclusiv în controlul Server Room, vă rambursăm suma plătită pentru perioada în care nu ați primit serviciul, calculată proporțional din prețul plătit, fără taxa administrativă de 15% și fără celelalte deduceri ale garanției comerciale. Regula se aplică tuturor clienților, consumatori sau profesioniști. Consumatorii au, în plus, remediile pe care legea le prevede atunci când un serviciu nu este furnizat sau nu este conform contractului.

Garanția comercială de rambursare este suplimentară drepturilor legale. Condițiile sale, inclusiv eventualele deduceri, nu se aplică retragerii legale, remediilor legale pentru nefurnizare sau neconformitate ori altor rambursări datorate potrivit legii. În aceste situații aplicăm condițiile și termenele legale, fără a condiționa exercitarea dreptului de aprobarea discreționară a societății. Creditul SLA nu înlocuiește remediile legale ale consumatorului.

2. Dreptul de retragere al consumatorilor (OUG nr. 34/2014)

Clienții persoane fizice care acționează în scopuri din afara activității lor comerciale, industriale, artizanale sau profesionale au calitatea de consumatori și beneficiază, conform Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2014, de dreptul de a se retrage din contractul încheiat la distanță în termen de 14 zile calendaristice de la încheierea contractului, fără invocarea unui motiv și fără penalități.

Dreptul de retragere și funcția de retragere descrise în această secțiune se aplică consumatorilor a căror adresă de facturare, din datele de facturare cu care este plătită comanda, se află într-un stat membru al Uniunii Europene. Datele de facturare care nu indică o țară sunt tratate ca fiind din Uniune. Aceasta nu restrânge niciun drept pe care legea îl dă unui consumator.

Secțiunile 3 până la 7 cuprind condițiile rambursărilor comerciale din secțiunea 1.1. Ele nu se aplică retragerii descrise în această secțiune și nu restrâng drepturile pe care legea le dă consumatorilor.

Începerea imediată a prestării

În pagina de comandă găsiți o opțiune separată, care nu este bifată în prealabil, prin care puteți cere expres ca prestarea să înceapă în termenul de retragere (art. 8 alin. (8) din OUG nr. 34/2014). Prin aceeași opțiune luați la cunoștință că, dacă vă retrageți în cele 14 zile, plătiți numai partea din preț care corespunde serviciului furnizat până atunci, și că nu vă mai puteți retrage după ce serviciul a fost prestat integral. Serviciul vă este livrat în ambele cazuri, fie că bifați opțiunea, fie că nu. În cazul retragerii în termenul de 14 zile:

• dacă nu ați bifat opțiunea, vă rambursăm integral suma plătită și nu datorați nimic pentru ceea ce v-am furnizat până la retragere (art. 14 alin. (6) lit. a) din OUG nr. 34/2014); la fel dacă nu v-am dat informațiile cerute de lege despre dreptul de retragere și despre ce ați datora la retragere;
• dacă ați bifat opțiunea, datorați numai contravaloarea serviciului furnizat până la momentul în care ne-ați informat despre retragere, calculată proporțional, în unitățile în care serviciul este facturat, conform art. 14 alin. (5) din OUG nr. 34/2014.

Vă pierdeți dreptul de retragere numai după ce serviciul a fost prestat integral și numai dacă prestarea a început cu acordul dumneavoastră prealabil expres și după ce ați confirmat că știți că pierdeți astfel dreptul de retragere (art. 16 lit. a) din OUG nr. 34/2014). Un serviciu este prestat integral atunci când v-am furnizat tot ceea ce am promis prin acel contract; încheierea unei perioade plătite dintr-un serviciu care continuă nu înseamnă prestarea lui integrală. Activarea unui serviciu lunar nu înseamnă prestarea lui integrală. Vă trimitem pe e-mail confirmarea contractului, care include cererea și confirmarea dumneavoastră, dacă le-ați dat.

Servere configurate la cerere

Un server închiriat, chiar dacă este configurat sau asamblat după specificațiile dumneavoastră, rămâne un serviciu. Pentru consumatori, dreptul de retragere se aplică și în acest caz, în condițiile de mai sus.

Exercitarea dreptului de retragere

Vă puteți retrage prin funcția „Retragere din contract” din contul dumneavoastră sau de la serverroom.net/ro/withdraw, unde nu este nevoie de autentificare, ori printr-o declarație neechivocă transmisă la billing@serverroom.net. Funcția este disponibilă pe toată durata termenului de retragere, inclusiv atunci când acesta este prelungit. Vă confirmăm retragerea pe e-mail, fără întârziere, cu conținutul declarației și cu data și ora la care ați transmis-o.

Rambursăm sumele datorate în cel mult 14 zile de la data la care am fost informați despre retragere, mai puțin contravaloarea serviciilor prestate până atunci, dacă ați cerut expres începerea prestării. Taxa administrativă și celelalte deduceri din secțiunile 3 până la 6 nu se aplică retragerii.

Rambursarea se face prin aceeași modalitate de plată pe care ați folosit-o, fără costuri pentru dumneavoastră, cu excepția cazului în care sunteți de acord expres cu o altă modalitate. Nu o transformăm în credit în cont fără acordul dumneavoastră.

Plata în criptomonedă nu limitează dreptul legal de retragere sau alte rambursări impuse de lege. Pentru o plată făcută în criptomonedă, rambursăm valoarea din factură a sumei datorate, plătită în USDC la cursul din ziua rambursării; nu vă impunem credit în cont și nu suportați comisioane pentru rambursare. Vă cerem adresa portofelului și rețeaua și le verificăm împreună cu dumneavoastră înainte de plată.

Dreptul legal de retragere descris în această secțiune se aplică suplimentar față de garanția comercială de rambursare descrisă la secțiunea 1.1 de mai sus, consumatorul beneficiind de varianta mai favorabilă.

Serverul și datele dumneavoastră după retragere

Retragerea nu înseamnă ștergerea imediată a datelor. După ce primim declarația, oprim serviciul și facturarea și scoatem serverul din rețea, dar îl păstrăm, cu tot ce este stocat pe el, 15 zile de la data declarației. Vă comunicăm această dată în confirmarea retragerii.

Dacă aveți nevoie de ceva de pe server, scrieți-ne la billing@serverroom.net în acest interval și vă redeschidem gratuit accesul, ca să vă puteți copia datele. Nimic nu este șters cât timp o cerere a dumneavoastră este deschisă. După cele 15 zile, sau mai devreme dacă ne spuneți că nu mai aveți nevoie de nimic de pe el, serverul este șters definitiv. Oprirea serviciului și rambursarea nu depind de copierea datelor. Datele cu caracter personal sunt tratate potrivit Politicii de confidențialitate.

Soluționarea alternativă a litigiilor (SAL)

Dacă sunteți consumator și reclamația pe care ne-ați transmis-o nu a fost soluționată, vă puteți adresa entității de soluționare alternativă a litigiilor din cadrul Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor (ANPC), prin platforma reclamatiisal.anpc.ro.

Procedura SAL este opțională și nu vă restrânge dreptul de a vă adresa instanței.

3. Frecvența de facturare și drepturile de rambursare

O rambursare comercială nu depinde de frecvența de facturare.

Aranjamentele de facturare lunare, trimestriale, anuale sau alte aranjamente preplătite nu creează, prin ele însele, un drept la o rambursare comercială.

După cele trei zile ale garanției comerciale, suma plătită în avans pentru o perioadă în care serviciul vă este furnizat conform contractului nu dă drept la o rambursare comercială. Secțiunile 1.2 și 1.3 și drepturile pe care vi le dă legea rămân aplicabile.

4. Servicii epuizate, build-to-order și servicii cu comandă specială

Anumite configurații de servere dedicate oferite de Server Room pot necesita asamblare personalizată sau achiziție de hardware și pot să nu fie disponibile imediat la momentul comenzii.

În aceste situații:

• Server Room va informa clientul că configurația solicitată este epuizată sau build-to-order și va furniza o fereastră estimată de livrare, de obicei una (1) până la trei (3) săptămâni, în funcție de disponibilitatea furnizorului;
• Acordul clientului de a aștepta fereastra de livrare indicată constituie autorizarea pentru Server Room de a proceda cu comandarea și alocarea componentelor necesare.

Efectul acordului clientului de a aștepta

Odată ce clientul este de acord să aștepte livrarea:

• Comanda este clasificată ca serviciu cu comandă specială;
• O rambursare comercială, completă sau parțială, nu se acordă;
• Garanția comercială de rambursare de trei (3) zile nu mai este aplicabilă;
• Orice solicitare ulterioară de anulare va fi tratată ca o reziliere a serviciului, nu ca o rambursare.

Acest lucru se aplică indiferent de:

• Ciclul de facturare (lunar, trimestrial, anual);
• Stadiul în care se află asamblarea serverului;
• Sau dacă clientul își schimbă ulterior cerințele sau așteptările.

O întârziere în interiorul ferestrei de livrare pe care ați acceptat-o nu dă drept la o rambursare comercială. Dacă nu livrăm serverul în fereastra indicată și nici într-un termen suplimentar convenit cu dumneavoastră, puteți renunța la comandă și primiți înapoi integral suma plătită, fără nicio deducere. Pentru consumatori, această secțiune nu restrânge dreptul legal de retragere din secțiunea 2.

5. Calculul unei rambursări comerciale

Unei rambursări comerciale (secțiunea 1.1) i se aplică următoarele reguli:

• Rambursările sunt calculate pe bază proporțională, folosind prețuri lunare, indiferent de structura de facturare originală;
• O taxă administrativă de 15% este dedusă din suma rambursabilă;
• Taxele de instalare (setup) și licențele software nu se rambursează;
• Taxele bazate pe utilizare (transfer, lățime de bandă, utilizare disc) acumulate până la dată sunt deduse înainte de rambursare;
• Pentru consistență, 30 de zile sunt folosite pentru toate calculele lunare, indiferent de lungimea lunii calendaristice.

Aceste reguli privesc rambursările comerciale din secțiunea 1.1. Nu se aplică retragerii legale a consumatorilor din secțiunea 2 și nici rambursării din secțiunea 1.3.

Exemplu – Facturare anuală

Să presupunem că serviciul dvs. costă 42 USD pe lună facturat anual (504 USD pentru un an), același serviciu costă 84 USD cu facturare lunară și renunțați după două luni:

• Plătit pentru un an: 504 USD;
• Minus cele două luni folosite, la prețul lunar (2 × 84 USD = 168 USD) = 336 USD;
• Minus taxă de 15% (50,40 USD);
• Rambursare totală: 285,60 USD.

Exemplu – Facturare lunară

Să presupunem că tariful serviciului dvs. este de 84 USD pe lună și aveți 10 zile de serviciu rămase:

• (84 USD ÷ 30 zile) × 10 zile = 28,00 USD;
• Minus taxă de 15% (4,20 USD);
• Rambursare totală: 23,80 USD.

6. Circumstanțe nerambursabile

O rambursare comercială nu se acordă pentru:

• Eșec sau incapacitate de a utiliza serviciul din cauza configurației clientului, software-ului sau comportamentului aplicației;
• Probleme cauzate de sisteme sau rețele terțe (inclusiv rețele blockchain sau conectivitate peer);
• Nemulțumire față de serviciu raportată după fereastra de rambursare de trei (3) zile;
• Servicii epuizate, build-to-order sau cu comandă specială odată ce clientul este de acord să aștepte;
• Configurații personalizate sau achiziție de hardware;
• Întârzieri de livrare convenite;
• Refuzul de a coopera cu eforturi rezonabile de depanare;
• Timp de serviciu nefolosit;
• Credite emise pentru nefuncționare sau întreruperi (creditele nu au valoare în numerar).

Această listă privește rambursările comerciale. Nu restrânge retragerea legală din secțiunea 2, rambursarea din secțiunea 1.3 sau remediile pe care legea le dă consumatorilor.

7. Anulare și facturare

Dacă un client nu reușește să anuleze un serviciu înainte de sfârșitul perioadei de facturare, taxele vor continua până la sfârșitul acelui ciclu de facturare, chiar dacă serviciul nu este utilizat.

Exemplu: Dacă o perioadă de serviciu se termină pe 30 iunie și anularea este solicitată pe 2 iulie, facturarea va continua până pe 31 iulie.

Plățile în exces rezultate din eșecul de a anula abonamentele terțe (cum ar fi PayPal) vor fi rambursate odată verificate.

8. Rambursări și dispute de plată

Vă rugăm să ne contactați mai întâi, atunci când este posibil, pentru a soluționa problema. Aceasta nu limitează dreptul de a contesta o plată, rambursările prevăzute de lege sau procedura aplicabilă a furnizorului de plăți.

Putem contesta o cerere neîntemeiată, trimițând procesatorului de plăți contractul, corespondența și jurnalele relevante, și putem recupera numai sumele pe care avem dreptul legal să le recuperăm. Aceeași sumă nu se rambursează de două ori.

Simpla contestare a unei plăți nu atrage pierderea drepturilor legale sau a unei rambursări datorate. Dacă plata este reversată, verificăm dacă și în ce cuantum mai există o creanță exigibilă, ținând seama de retragere, încetare, neexecutare și sumele deja restituite. Aplicăm măsurile pentru neplată numai unei sume care rămâne datorată și în condițiile legii și ale contractului. Nu percepem automat penalități sau costuri pentru exercitarea cu bună-credință a unui drept.

9. Procedura de solicitare a rambursării

Pentru a solicita o rambursare comercială sau rambursarea din secțiunea 1.3, clientul trebuie să:

• Contacteze suportul Server Room prin chat live sau canale oficiale de suport; și
• Păstreze înregistrări scrise ale tuturor comunicărilor.

Rambursările aprobate sunt procesate în termen de 48 de ore. Retragerea legală a consumatorilor se exercită conform secțiunii 2 și nu depinde de această procedură.

10. Plăți în criptomonedă

Excepție: retragerea consumatorilor și rambursările impuse de lege

Plata în criptomonedă nu limitează rambursarea datorată în urma retragerii din contract conform secțiunii 2 și nicio altă rambursare pe care legea o impune. Rambursăm suma datorată fără întârzieri nejustificate și, în cazul retragerii, cel târziu în 14 zile de la data la care am fost informați despre ea, plătind în USDC valoarea din factură a sumei datorate, la cursul din ziua rambursării. Nu vă impunem credit în cont și nu suportați comisioane pentru rambursare; comisionul de rețea este suportat de noi. Vă cerem adresa portofelului și rețeaua și le verificăm împreună cu dumneavoastră înainte de plată.

Toate celelalte cazuri

În toate celelalte cazuri, din cauza naturii ireversibile a tranzacțiilor blockchain, plățile efectuate prin criptomonedă sunt finale și nerambursabile.

Cu excepția de mai sus, Server Room nu emite rambursări către portofele de criptomonedă din niciun alt motiv, incluzând, dar fără a se limita la:

• Anulări de servicii;
• Perioade de serviciu nefolosite;
• Achiziții accidentale;
• Modificări ale cerințelor de afaceri;
• Nemulțumirea clientului în cazul în care serviciul a fost furnizat conform comenzii.

În orice alt caz, dacă o rambursare, un credit sau o ajustare de facturare este aprobată de departamentul nostru de facturare, aceasta va fi emisă exclusiv sub formă de credit în cont. Creditul din cont poate fi aplicat pentru facturi viitoare, upgrade-uri, servicii noi sau reînnoiri, dar nu poate fi preschimbat în numerar sau criptomonedă. Această regulă nu se aplică retragerii legale a consumatorilor și rambursărilor impuse de lege, care se plătesc conform excepției de la începutul acestei secțiuni.

Prin trimiterea unei plăți în criptomonedă, clientul confirmă și este de acord cu acești termeni.

11. Analiza cererilor de rambursare

Cererile de rambursare sunt analizate de Server Room, în conformitate cu această politică de rambursare și cu termenii de serviciu. Decizia noastră nu este obligatorie pentru o entitate de soluționare alternativă a litigiilor sau pentru o instanță, cărora vă puteți adresa oricând.

Server Room poate refuza o solicitare de rambursare comercială care nu îndeplinește condițiile descrise mai sus. Retragerea legală, rambursarea din secțiunea 1.3 și celelalte rambursări datorate potrivit legii nu depind de aprobarea noastră.